Построение модели компетенций с использованием функционально-стоимостного анализа на примере кладовщика

ВВЕДЕНИЕ

Понятие «компетенция» сегодня широко используется как в учебных заведениях для описания результатов обучения, так и на предприятиях – для формирования требований к специалистам. Причем если в учебных заведениях этот термин является наследником для совокупности «знать – уметь – владеть» и более-менее понятно его наполнение, то в контексте производственного подразделения возникают проблемы, связанные с разрывом между требованиями к должности – выполняемыми функциями и оценкой качества работы. В статье предлагается анализ бизнес-процессов складского подразделения и функционально-стоимостный анализ модели компетенций его сотрудника – кладовщика. По результатам разрабатывается новая модель.

Актуальность работы заключается в разработке модели компетенций на основании сочетания двух точек зрения: бизнес-процессов подразделения и структуры ответственности сотрудника. Авторами предлагается использование функционально-стоимостного анализа для оценки корректности текущей модели компетенций.

Целью настоящего исследования является обоснование построения модели профессиональных компетенций специалиста подразделения наукоемкого производства, отвечающей требованиям цифровой индустрии, создающей принципиально новые бизнес-модели, социальные и организационно-экономические механизмы, инновационные экосистемы.

Стандартно под моделью профессиональных компетенций исследователи понимают [1–12]: описательную характеристику качеств и профессиональных компетенций, знаний, умений и навыков специалиста, способного решать практические задачи и выполнять необходимые трудовые функции в определенной сфере, а также соответствовать требованиям рынка труда. В рамках исследований предлагаются классификации компетенций и построение модели [1–8]. Как иллюстрация авторами разрабатываются модели с привязкой к специалисту (например, в работе И. Н. Иванова [3] предлагается модель для бухгалтера, а в работах Е. Е. Василенко [4] и М. С. Блохина [5] – для менеджера) или универсальные модели [7][8].

Авторами работ [11][12] рассматривается дополнительная функция использования модели компетенций как управление профессиональными знаниями. На основании данной модели строятся процессы отчуждения, формализации и повышения эффективности использования профессиональных знаний.

Настоящее исследование позволяет представить эффективную модель построения компетенций благодаря параллельному использованию функционально-стоимостного метода и анализа бизнес-процессов.

МАТЕРИАЛЫ И МЕТОДЫ

Методологической основой исследования решения поставленных задач, определенных целью работы, являются системный, методический подход к оценке работы кладовщика машиностроительного предприятия, структурно-логический анализ.

Преимущества использования функционально-стоимостного анализа для построения модели компетенций состоят в возможности сопоставления трудовых затрат и их значимости для выполняемых функций. Построение функционально-логических, структурных и объектных моделей позволяет выявить требования к компетенциям для работника склада. Возможность рассмотреть функции подразделений и зоны их контроля в разных представлениях дает дополнительные идеи для оптимизации работы как подразделения в целом, так и отдельного сотрудника.

РЕЗУЛЬТАТЫ И ИХ ОБСУЖДЕНИЕ

На машиностроительном предприятии «АЛЬФА» проблемным участком (зоной) в сфере управления служат работы, связанные со складской деятельностью. Анализ трудоемкости реализации отдельных операций складирования показал, что ряд работ обладает значительной трудоемкостью. К таким работам на анализируемом объекте относится оперативный учет движения товарно-материальных ценностей (далее по тексту – ТМЦ). Значительная трудоемкость связана с недостаточной автоматизацией обработки документов, таких как: дефектные ведомости, акты на ремонт и списание, приходно-расходные документы и т. д.

Одной из проблем по учету материалов вместе со снижением трудоемкости является необходимость создать условия для своевременного и надежного направления в производство заказанных материалов. Решение данной задачи при недостаточной автоматизации невозможно.

Цель данного исследования – анализ и корректировка функционала сотрудника с разных позиций: текущая работа, результаты работы подразделения, квалификация сотрудника и оценка эффективности его работы. Рассматривается гипотеза: сочетание анализа бизнес-процессов подразделения и функционально-стоимостного анализа помогает оптимизировать работу сотрудника.

Был проведен анализ структуры бизнес-процессов и распределения задач между сотрудниками склада (табл. 1), выделены следующие проблемы.

1. В качестве бизнес-процессов выделены задачи, которые не обладают целостностью. Например, «подготовка отчетов», «контроль наличия расходных материалов» и т. д. Это приводит к увеличению незавершенных задач и отсутствию конечного ответственного.
2. Перегрузка начальника отдела дублирующими и мелкими задачами. Например, «осуществление документального контроля», «ведение учета ТМЦ в бумажном и электронном виде». Начальник отдела не успевает заниматься управленческими функциями, что приводит к снижению эффективности принимаемых решений.
3. Частичное дублирование: «подготовка отчетов» и «осуществление документального контроля». Тут проблема «лишнего» ответственного – непонятно, кто за что отвечает.
4. Параллельное создание запросов, заявок в информационной системе и бумажном виде. Появляется разница в документах, что приводит к ошибкам в учете движения ТМЦ.

На основании построенной структурно-элементной схемы была проведена классификация функций и расчет затрат и значимости функций для кладовщика (рис. 1).

Значимость и трудозатраты почти совпадают только у функции «Выдача ТМЦ». Причем у функций «Приемка ТМЦ», «Оперативный учет ТМЦ» и «Контроль над состоянием запасов ТМЦ» перекос в сторону значимости, а в функции «Хранение ТМЦ» – в трудозатраты. По данной диаграмме видна большая разбалансировка значимости и трудоемкости, что приводит к проблемам с оценкой эффективности работы сотрудников и мотивацией.

Была проведена перегруппировка задач в рамках текущего функционала и выделены новые бизнес-процессы. Что привело к новому распределению ответственности между сотрудниками склада (табл. 2).

На основании новой матрицы ответственности изменилась и функционально-стоимостная диаграмма состояния функций кладовщика (рис. 2).

При анализе функционально-стоимостной диаграммы видно, что наибольшее рассогласование у функции «Приемка, хранение и выдача ТМЦ» в сторону избыточной трудоемкости. У функций «Ведение учета ТМЦ ...», «Ведение документооборота», «Ведение учета рабочего времени» перекос идет в сторону значимости. Данное рассогласование можно скорректировать за счет изменения требований к квалификации кладовщика и введением новых показателей эффективности работы сотрудника.

Если мы начинаем смотреть требования к должности кладовщика и его компетенции, данные рассогласования становятся понятными. Список требований:

– знать основы документооборота;

– проверять качество принимаемых и отпускаемых товаров, сверять их с сопроводительными документами;

– разбираться в ассортименте продукции и требованиях к условиям хранения;

– следить за исправностью рабочего оборудования и инструментов;

– проводить инвентаризацию ТМЦ, докладывать о результатах проверки руководству предприятия.

В компетенциях нет ссылок на используемые технологии, автоматизированный учет и уровень принимаемых решений.

Нами предлагается новый список компетенций для оценки работы кладовщика:

– способен собирать, обрабатывать, анализировать, передавать данные и информацию с использованием цифровых средств для эффективного решения поставленных задач с учетом требований информационной безопасности;

– способен самостоятельно ставить, формализовывать и решать задачи, относящиеся к работе склада, используя методы учета, мониторинга, контроля, направленные на функции поступления, проверки наличия и отгрузки ТМЦ;

– способен осуществлять контроль работы оборудования и инструментов.

Для оценки работы кладовщика предлагаем следующие показатели:

– количество подготовленных документов в течение месяца, доля электронных документов, доля документов в двух видах (электронном и бумажном);

– время на заведение ТМЦ в систему учета, количество несоответствий между бумажным и электронным учетом;

– трудоемкость перемещения ТМЦ;

– трудоемкость для операций приемки, хранения и выдачи ТМЦ;

– оборот ТМЦ на складе.

В результате происходит корректировка работы кладовщика по текущим функциям. В качестве дополнительного преимущества получаем формирование системного мышления у сотрудника и повышение его ответственности к результатам работы.

Далее предлагается последовательность выполнения исследования. Анализ предлагается проводить по двум параллельным направлениям: функции и бизнес-процессы подразделения; задачи и эффективность работы кладовщика.

Сформулируем основные этапы анализа работы склада:

1. Выделяется система для проведения анализа. Строится организационная структура с распределением задач по сотрудникам предприятия. С помощью системного анализа выполняется группировка задач по функциям / направлениям деятельности.
2. Проводится опрос сотрудников и определяются зоны исполнения и ответственности. В результате получаем матрицу ответственности подразделения. При опросе обычно возникают пересечения с ответственностью сотрудников: у нескольких сотрудников стоит ответственность за одну и ту же задачу. Например, за задачу «Подготовка отчетов» может быть несколько ответственных – это тоже является ошибкой и необходима корректировка.
3. Список задач анализируется с позиции правильности выделения бизнес-процессов по критериям: целостность, завершенность, соответствие границам подразделения. По результатам происходит изменение бизнес-процессов и, следовательно, задач сотрудников. Тогда формируется новая матрица ответственности.

Параллельно анализируем работу кладовщика на основании его функций и матриц ответственности.

1. В качестве начальной точки берем функции кладовщика из первоначальной матрицы ответственности. Проводим анализ методом функционально-стоимостного анализа (ФСА). По терминологии ФСА она является структурно-элементной моделью.
2. Для выделенных функций определяется значимость, длительность выполнения. Значимость получается методом экспертных оценок, а длительность – на основании наблюдений и протоколов выполнения задач. Составляем функционально-стоимостную диаграмму функций. При ее анализе видны точки рассогласования.
3. Аналогичную процедуру проводим для новой матрицы ответственности и, соответственно, нового функционала кладовщика. Количество точек рассогласования уменьшается и задачи сотрудника становятся более целостными с позиции получения результата.
4. Далее анализируем требования к работе и текущие технологии. В контексте измененного функционала требуется корректировка и технологий, и компетенций сотрудника.
5. В качестве результата предлагается изменить показатели оценки работы сотрудника, чтобы они соответствовали новым компетенциям и технологиям.

Логика предлагаемого исследования начинается с анализа структуры функций и бизнес-процессов подразделения. Анализ проводится с двух направлений: от функций подразделения и работы одного сотрудника. Наши предложения касаются общего выделения бизнес-процесс, перераспределения ответственности/исполнения и повышения эффективности работы кладовщика за счет корректировки его задач, компетенций, показателей эффективности работы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Новая концепция анализа эффективности работы сотрудника предполагает рассмотрение работы с нескольких точек зрения: мы выделяем и анализируем бизнес-процессы подразделения на уровне общей структуры и распределения ответственности – это дает системный взгляд на работу подразделения в целом и возможные проблемные зоны; строим функционально-стоимостную модель функций сотрудника и видим соотношение значимость – затраты по всем функциям – это дает оценку работы одного сотрудника и понимание, какие процессы зависят от него индивидуально, а какие связаны с работой подразделения. Предложено изменение структуры бизнес-процессов подразделения, компетенций для кладовщика и новые показатели для оценки работы. В результате произойдет изменение структуры ответственности подразделения и корректировка квалификации кладовщика.

Таким образом, сочетание методов анализа бизнес-процессов и функционально-стоимостного анализа позволяет выявить проблемные функции работы подразделения благодаря построению функционально-стоимостной диаграммы. Взаимодействие методов обеспечивает не только снижение затрат, но и оптимизирует соотношение «значимость – затраты». Это позволяет создать новую концепцию системы управления, которая является более эффективной. Можно говорить о том, что функционально-стоимостной анализ повышает эффективность работы подразделения.